Gestion de flotte multi-sites : comment garantir le même niveau de service partout ?
Vous n’imaginiez pas qu’il existait autant de façons différentes de gérer et d’entretenir une flotte automobile ! Mais force est de constater que chaque site s’y prend à sa façon, et certains sont plus attentifs que d’autres.
Résultat : difficile de garantir le même niveau de propreté et d’entretien partout. La sécurité des passagers devient moins maîtrisée. Sans parler des impacts potentiels sur l’image de l’entreprise et le taux d’immobilisation des véhicules.
Alors comment déployer un suivi de flotte fiable et homogène sur tous vos sites ?
Voici les 4 étapes recommandées pour vous assurer que chaque véhicule bénéficie du même niveau de service, que votre flotte automobile soit répartie sur 5 ou 50 sites.
1. Définir un standard commun pour tous les sites
Commencez par définir quels aspects de la gestion de flotte doivent absolument être identiques pour tous les sites.
A titre d’exemple, voici ce que nous observons le plus souvent sur le terrain :
Checklist : 6 aspects à harmoniser
- Nature des prestations et services automobiles : lavage auto sans eau, désinfection de l’habitacle, rénovation des phares, etc.
- Points de contrôle : que faut-il vérifier à chaque fois pour garantir la sécurité des passagers ?
- Procédure à suivre en cas d’anomalie détectée (niveaux, pression des pneus, vitrages…)
- Suivi digital de flotte : logiciel utilisé et type d’informations et données à transmettre après chaque intervention
- Fréquence des interventions
- Niveau de qualité attendu
2. S’appuyer sur un réseau national aux méthodes standardisées
Une fois ces standards partagés avec chacun de vos interlocuteurs en région, le cadre est bien posé. Le cap est clair.
Mais vous savez que cela ne règle pas tout. Même avec un cahier des charges identique, si chaque site fait appel à des prestataires variés, il y a fort à parier que d’importants écarts de qualité subsistent.
Tout simplement parce que les méthodes, outils et processus sont différents.
Alors comment garantir que chaque véhicule de votre flotte d’entreprise bénéficie vraiment du même niveau de service, qu’il se trouve à Paris, Lyon, Marseille, Lille ou Bordeaux ?
Qu’il s’agisse de véhicules légers, utilitaires ou poids lourds ?
Si vous souhaitez passer le relais en toute confiance, faire appel à un réseau national présente 2 avantages certains :
- La standardisation des prestations : tous les franchisés sont formés par le même réseau, à partir des mêmes méthodes et outils qui ont fait leurs preuves
- La centralisation du suivi digital de flotte : quand tous vos prestataires jouent dans la même équipe, rassembler toutes les données et rapports d’intervention dans un même outil de suivi devient une évidence.
3. Traçabilité des interventions : des contrôles réguliers sur le terrain
A ce stade, il reste un point à ne pas négliger : ce qui se passe réellement sur le terrain. Cela passe notamment par des contrôles réguliers de vos véhicules.
Si vous avez sélectionné un réseau national pour vous accompagner, vérifiez qu’il propose bien la possibilité de contrôles sur site.
Parce que même le meilleur logiciel de suivi de flotte n’est pas capable de se déplacer sur site pour repérer un impact sur un pare-brise ou un pneu sous-gonflé. Et encore moins des micro-rayures de la carrosserie.
A l’inverse, collaborer avec un réseau national présent sur le terrain vous permet de recevoir, en direct du terrain :
- Un rapport d’intervention détaillé suite à chaque contrôle réalisé
- Des données fiables, relevées en temps réel
- Des photos de l’état des véhicules
- Des alertes en cas de problème détecté
Témoignage d’Alexandre Marre, directeur de l’Agence CosmétiCar Val-Parisis
“Nous assurons chaque mois le contrôle de conformité opérationnelle des 20 véhicules d’une société cliente, basée à Cergy.
Nous vérifions tout à chaque passage : l’état des pneus et de la carrosserie, le fonctionnement des feux, le kilométrage, les niveaux (huile, liquide de refroidissement, lave-glace), l’état des balais d’essuie-glace, les voyants du tableau de bord, les impacts sur les vitrages et la présence du contrôle technique.
Nous nous chargeons ensuite de tout saisir dans l’outil utilisé par le gestionnaire de flotte.”
4. Tester le dispositif avant de le déployer partout
Signer un contrat pour l’ensemble de vos sites peut s’avérer stressant. Et ce même si vous envisagez de vous adresser à un réseau national que d’autres gestionnaires de flotte vous ont recommandé.
Dans ce cas, pourquoi ne pas tester leurs prestations ?
Par exemple sur 2 sites pilotes :
- Un site représentatif du fonctionnement de votre flotte d’entreprise : taille de flotte, intensité d’usage des véhicules, horaires habituels, type de localisation géographique…
- Un site différent, qui présente des défis spécifiques
Vous pourrez ainsi vérifier que tout répond à vos attentes.
Checklist : 5 points à vérifier avant de signer
- La qualité de service (ex : lavage auto sans eau, rénovation des phares, nettoyage des sièges, traitement des mauvaises odeurs)
- La fiabilité des contrôles effectués
- Le respect du planning
- La réactivité lors des échanges
- L’outil digital de suivi de flotte : simplicité d’usage, possibilité de filtrer les données, efficacité des alertes en temps réel
L’avis d’un gestionnaire de flotte en charge de 80 agences de location
« Depuis que nous sommes accompagnés par le réseau CosmétiCar, nous sommes passés d'une gestion locale et hétérogène à une organisation nationale structurée : c’est exactement ce qu’il nous fallait !
Les véhicules sont prêts plus rapidement pour chaque location, avec une meilleure disponibilité du parc sur l'ensemble de nos 80 agences. Nous observons aussi une diminution des coûts de remise en état, suite à la mise en place des contrôles réguliers. »
Si vous rencontrez des problématiques similaires, nous vous invitons à découvrir l’offre de Gestion de flotte par CosmétiCar, déjà adoptée par plus de 10 000 clients professionnels et récompensée par le prix « Meilleure franchise éco-responsable » décerné par l'IREF.
