Gestion de flotte : 4 conseils d’expert pour passer au suivi digital
Pendant longtemps, votre tableau Excel suffisait. Tant qu’il s’agissait de renseigner quelques informations dans l’année et que vous étiez le seul à l’utiliser, tout allait bien.
Mais l’entreprise s’est bien développée. Vous êtes désormais responsable de nombreux véhicules, les tableaux de bord se multiplient, vous êtes plusieurs à collecter des données… Résultat, vos séances de reporting se transforment en chasse au trésor pour retrouver les informations requises.
La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas forcément besoin d’investir dans un logiciel complexe. Pour passer facilement au suivi digital de flotte et contrôler à tout moment l’état de vos véhicules, découvrez nos 4 conseils d’experts.
Quand votre tableau de bord Excel ne suffit plus
Excel n’est pas le vrai problème : il reste un excellent logiciel pour suivre 2 ou 3 véhicules.
Les difficultés arrivent quand votre parc s’agrandit et que la liste de tâches s’allonge, si bien que vous perdez de vue l’état réel des véhicules. Si le taux d’immobilisation augmente, il est peut-être temps de faire évoluer votre système de suivi de flotte.
Ce qui change avec suivi digital en temps réel
- Alertes en cas de problème : au lieu de devoir penser à vérifier vos fichiers, vous recevez directement une alerte sur votre téléphone dès qu’une anomalie est détectée sur un véhicule.
- Reporting intelligent : le logiciel centralise toutes les données, même si votre flotte automobile est répartie sur plusieurs sites. Ainsi, vous pouvez exporter un rapport global en quelques clics et analyser l’état de votre parc automobile aussi souvent que nécessaire pour optimiser le TCO.
4 conseils pour passer facilement au suivi digital de flotte
1. Baser le choix du logiciel sur le reporting attendu
Ces questions simples constituent un bon point de départ si vous souhaitez digitaliser votre suivi de flotte :
- De quelles informations ai-je vraiment besoin pour mon reporting ?
- S’agit-il de suivre de près l’état des véhicules pour éviter les pannes et accidents ?
- La direction attend-t-elle des indicateurs spécifiques, pour les audits ou la stratégie RSE ?
2. Ne pas chercher à tout digitaliser d’un coup
Le plus souvent, les gestionnaires de parc que nous accompagnons ont avant tout besoin de savoir quels véhicules doivent faire l’objet d’une intervention rapide avant de reprendre la route (voyants allumés, pression des pneus insuffisante, impact sur le pare-brise, etc.).
Quelques KPI bien ciblés et fiables leur font gagner bien plus de temps qu’une batterie de 100 indicateurs que personne n’a le temps de renseigner !
3. Privilégier la simplicité d’utilisation
Nous le vérifions depuis des années sur le terrain : une application de suivi de flotte simple et lisible facilite réellement le quotidien des gestionnaires de flotte.
Elle leur évite de devoir parcourir des dizaines d’écrans et de menus de navigation avant de retrouver la fiche d’état d’un véhicule ou d’exporter le rapport de suivi mensuel.
4. S’assurer de la fiabilité des données concernant l’état des véhicules
Rien ne remplace l’inspection des véhicules sur le terrain pour alimenter votre outil digital de suivi de flotte.
Même l’application la plus perfectionnée reste incapable d’aller vérifier les niveaux, les vitrages, la pression de pneus… tous ces gestes qui assurent la sécurité routière de vos équipes.
C'est dans cette logique que CosmétiCar, pionnier du lavage auto sans eau, a développé son offre “Gestion de flotte” : chaque intervention sur site devient l’occasion de contrôler vos véhicules, d’actualiser les données et de prendre des photos pour compléter la traçabilité des interventions.
En cas d’anomalie, vous êtes immédiatement alerté, ce qui facilite la maintenance préventive et évite de subir des surcoûts par la suite. D’autant plus que le coût des réparations automobiles augmente régulièrement (8 % en moyenne ces dernières années), ce qui impacte directement les primes de l’assurance de flotte.
D’après l’Association Sécurité et réparation automobiles (SRA), cela s’explique notamment par :
- La forte hausse de prix des pièces détachées et de la main-d’œuvre
- La présence accrue d’électronique embarquée, chère à remplacer
Passer au suivi digital sans compliquer votre quotidien : témoignage d’un gestionnaire de flotte
Ce réseau national de location de véhicules, présent sur 80 sites en France, recherchait une solution capable d’industrialiser l’entretien de flotte sur l’ensemble du réseau. Depuis le lavage auto sans eau (même process et même niveau de qualité partout) jusqu’au suivi digital du parc de véhicules.
Suite à la collaboration mise en place avec CosmétiCar, le gestionnaire de flotte a constaté de nettes améliorations :
“Avant, chaque agence travaillait à sa façon. Aujourd'hui, les 80 sites utilisent les mêmes procédures. Nous sommes passés d’une gestion locale à un suivi national ultra structuré : c’est exactement ce qu’il nous fallait !”
Il nous a également partagé ces éléments d’analyse :
"Impact sur la rentabilité et l’optimisation des coûts :
- Les remises en état coûtent moins cher, grâce aux contrôles réguliers
- Les véhicules sont remis en location plus rapidement, puisque nos équipes se déplacent sur site pour réaliser les prestations d’entretien et de suivi de flotte
Impact sur la satisfaction client :
- Les véhicules sont toujours propres et en bon état grâce aux contrôles réalisés après chaque intervention (lavage auto sans eau, désinfection de l’habitacle, rénovation des phares, etc.)
- Les équipes en boutique peuvent se concentrer sur la relation client, depuis que l’entreprise a confié le suivi de flotte à CosmétiCar"
Vous rencontrez des problématiques similaires ?
Nous vous invitons à découvrir nos prestations de gestion de flotte, incluant le suivi digital en temps réel, déjà adoptées par plus de 10 000 clients professionnels et récompensées par le prix « Meilleure franchise éco-responsable » attribué par l'IREF.
